Una entidad pública puede ejecutar su Plan Institucional de Capacitación, realizar jornadas de formación, contratar proveedores y registrar la participación de sus servidores. Sin embargo, al cerrar el periodo, todavía puede quedar una pregunta sin resolver: ¿qué cambió en la institución gracias a esa inversión?
El número de actividades realizadas, las personas inscritas y las certificaciones entregadas permiten conocer el nivel de ejecución del plan, pero no necesariamente muestran si los servidores adquirieron nuevas capacidades, si aplicaron lo aprendido o si mejoraron los procesos en los que participan.
Este desafío hace necesario fortalecer la evaluación de la capacitación. Para las entidades públicas, medir el retorno de la inversión (ROI) no significa trasladar sin ajustes los modelos financieros de una empresa privada. Implica analizar los recursos utilizados, los resultados obtenidos y la contribución de la formación al cumplimiento de los objetivos institucionales.
¿Qué significa medir el ROI de capacitación en una entidad pública?
El ROI (Return on Investment o retorno de la inversión) es un indicador que relaciona los beneficios económicos atribuibles a una iniciativa con los recursos que se destinaron a desarrollarla.
En capacitación, permite estimar si los beneficios económicos generados compensan los costos del programa.
Una fórmula habitual es: ROI (%) = [(beneficios económicos atribuibles ? costos de la capacitación) / costos de la capacitación] × 100
Por ejemplo, si una entidad invierte recursos en un programa para reducir errores en un procedimiento y puede demostrar que la formación contribuyó a disminuir costos asociados a esos errores, podría estimar el retorno económico de la iniciativa.
Sin embargo, no todos los resultados de una entidad pública pueden expresarse en dinero. La mejora en la calidad del servicio, la oportunidad de respuesta, la transparencia, la atención al ciudadano o el fortalecimiento de capacidades institucionales puede tener un valor importante sin traducirse directamente en ingresos.
Por eso, el ROI financiero debe utilizarse cuando existan beneficios económicos identificables y una metodología razonable para estimarlos. En los demás casos, conviene complementarlo con indicadores de resultados, impacto y desempeño institucional.
¿Por qué es importante evaluar el retorno de la capacitación en el sector público?
La capacitación de los servidores públicos busca fortalecer las competencias necesarias para desarrollar sus funciones y contribuir al cumplimiento de los objetivos de cada entidad.
El Decreto Ley 1567 de 1998 establece el Sistema Nacional de Capacitación y dispone que las entidades formulen sus planes institucionales de capacitación. Por su parte, el Decreto 1227 de 2005 señala que la evaluación y el seguimiento deben considerar el impacto y los resultados de la capacitación, incluyendo los cambios organizacionales y el desempeño de los empleados.
Esto significa que la evaluación no debería limitarse a registrar cuántas actividades se ejecutaron. También necesita revisar qué resultados produjo la formación.
Medirlos permite:
1. Sustentar las decisiones presupuestales
Los responsables de Talento Humano necesitan información para priorizar necesidades, distribuir recursos y explicar por qué determinados programas deben mantenerse, ajustarse o ampliarse.
Una evaluación que relaciona costos, resultados y objetivos institucionales aporta elementos para tomar esas decisiones.
2. Identificar necesidades de formación que no están resueltas
Si después de una capacitación los participantes continúan presentando dificultades en un procedimiento, puede ser necesario revisar el contenido, la metodología o las condiciones de aplicación.
Los resultados permiten identificar si el problema está en el aprendizaje, en la transferencia al puesto de trabajo o en otros factores de la operación.
3. Mejorar la calidad de los servicios
La formación puede contribuir a fortalecer capacidades relacionadas con la atención al ciudadano, la gestión documental, la contratación, la supervisión, el uso de herramientas digitales y otros procesos institucionales.
Para evaluar su aporte, es necesario relacionar los objetivos de aprendizaje con indicadores del servicio o del proceso correspondiente.
4. Fortalecer el seguimiento al Plan Institucional de Capacitación
El seguimiento permite conocer si las actividades programadas se ejecutaron, qué población participó, cuáles fueron los resultados y qué acciones requieren ajustes.
Así, el PIC puede convertirse en un instrumento de gestión y mejora, no solamente en un cronograma de actividades.
¿Qué debe evaluar una entidad pública en su Plan Institucional de Capacitación?
Para medir los resultados, es importante diferenciar los niveles de evaluación. No todos los indicadores responden a la misma pregunta.
Nivel de evaluación | Qué permite conocer | Ejemplos de indicadores |
| Ejecución | Si se realizaron las actividades previstas | Porcentaje de actividades ejecutadas, presupuesto ejecutado |
| Cobertura | A cuántas personas llegó la formación | Participantes frente a población objetivo |
| Participación | Si los servidores se involucraron | Asistencia y finalización |
| Aprendizaje | Qué conocimientos o habilidades desarrollaron | Resultados de evaluaciones antes y después |
| Aplicación | Si utilizan lo aprendido en sus funciones | Observaciones de jefes, evaluación de tareas |
| Resultado institucional | Qué cambios se observan en los procesos | Menos errores, menores tiempos de respuesta, calidad del servicio |
| Impacto | En qué medida la formación contribuyó a cambios relevantes | Mejoras organizacionales relacionadas con los objetivos del programa |
Una entidad no necesita medir todos los niveles con la misma profundidad en cada actividad. Puede seleccionar los indicadores de acuerdo con el objetivo, la importancia y el alcance de cada programa.
¿Cómo calcular el ROI de capacitación en una entidad pública?
El cálculo debe comenzar con una pregunta concreta: ¿qué resultado institucional busca mejorar la formación?
A partir de esa respuesta, se puede construir una metodología en seis pasos.
- Paso 1. Identificar la necesidad institucional
La capacitación debe responder a una necesidad real de la entidad.
Puede surgir de un diagnóstico de competencias, una evaluación del desempeño, dificultades identificadas en los procesos, cambios normativos, incorporación de herramientas o necesidades de atención a la ciudadanía.
Por ejemplo, una entidad identifica que varios equipos presentan errores frecuentes en la gestión documental. Antes de diseñar el curso, debe establecer qué conocimientos o prácticas necesitan fortalecerse y qué proceso se espera mejorar.
- Paso 2. Definir el resultado esperado
El objetivo de formación debe conectarse con un cambio que pueda observarse.
En lugar de plantear únicamente “capacitar a los servidores en gestión documental”, conviene definir qué se espera conseguir:
- Reducir errores en la clasificación de documentos.
- Mejorar el cumplimiento de los procedimientos internos.
- Disminuir devoluciones por expedientes incompletos.
- Fortalecer la oportunidad en la respuesta a solicitudes.
Cuanto más claro sea el resultado esperado, más fácil será seleccionar los indicadores adecuados.
- Paso 3. Establecer la línea base
Antes de ejecutar el programa, la entidad debe conocer la situación inicial.
Si busca reducir errores, necesita registrar cuántos se presentan y cómo afectan el proceso. Si quiere mejorar los tiempos de respuesta, debe conocer cuánto tarda actualmente la actividad.
La línea base permite comparar los resultados y evitar conclusiones basadas únicamente en percepciones.
- Paso 4. Calcular los costos de la formación
El análisis debe contemplar los recursos utilizados para desarrollar el programa.
Entre ellos pueden estar:
- Contratación de proveedores o formadores.
- Diseño y producción de contenidos.
- Licencias de plataformas y herramientas.
- Materiales y recursos tecnológicos.
- Tiempo de los servidores participantes.
- Tiempo de los responsables de coordinar y administrar la capacitación.
- Costos logísticos y de desplazamiento, cuando existan.
Es importante mantener criterios consistentes para evitar omitir costos relevantes o duplicar registros.
- Paso 5. Medir los resultados después de la formación
Una vez finalizada la capacitación, se debe revisar si los participantes adquirieron los conocimientos esperados y si los aplican en sus actividades.
Para ello, pueden utilizarse evaluaciones, ejercicios prácticos, revisión de procedimientos, observaciones de los responsables de área y análisis de indicadores del proceso.
La evaluación debe realizarse en un momento adecuado para observar la aplicación. Un examen al finalizar el curso puede mostrar aprendizaje inmediato, pero no necesariamente transferencia al puesto de trabajo.
- Paso 6. Estimar los beneficios y calcular el ROI cuando sea viable
Si la entidad puede asignar un valor económico razonable a los beneficios, puede calcular el ROI.
Por ejemplo, si una formación contribuye a disminuir costos asociados a errores o reprocesos, se puede estimar el ahorro y compararlo con la inversión realizada.
Si el resultado principal es una mejora en la calidad del servicio, el fortalecimiento de una competencia o una mayor oportunidad de atención, conviene utilizar indicadores de resultado e impacto en lugar de forzar una conversión monetaria.
Ejemplo: evaluación de un programa de capacitación en una entidad pública
Imaginemos una entidad que implementa una formación para mejorar el registro y la gestión de solicitudes ciudadanas.
Antes del programa, el proceso presenta devoluciones frecuentes por errores de clasificación y documentación incompleta.
La entidad define como objetivo fortalecer las capacidades de los servidores responsables y establece una línea base para medir los errores y los costos asociados a su corrección.
Después de la formación, compara los resultados del proceso y encuentra una reducción en las devoluciones. Para determinar si puede calcular un ROI, debe establecer qué parte de esa mejora está relacionada con la capacitación y cuánto representan económicamente los recursos que dejaron de utilizarse en reprocesos.
La evaluación también debe revisar otros factores: cambios en los formularios, ajustes en el procedimiento, mejoras tecnológicas o modificaciones en la supervisión.
Si la entidad puede estimar de forma sustentada los beneficios económicos atribuibles a la formación, podrá calcular el ROI. Si no es posible monetizarlos con rigor, podrá demostrar los resultados mediante indicadores de calidad, oportunidad y desempeño.
Este ejemplo es ilustrativo y no representa resultados de una entidad específica.
¿Qué relación tiene el ROI con el Plan Institucional de Capacitación (PIC)?
El PIC organiza las acciones de formación de una entidad durante un periodo determinado y debe responder a las necesidades de desarrollo de competencias y a los objetivos institucionales.
Función Pública explica que el Plan Institucional de Capacitación reúne acciones orientadas al desarrollo de competencias, al mejoramiento de los procesos institucionales y al fortalecimiento de la capacidad laboral de los servidores.
Por eso, la evaluación del PIC debería contemplar más que el porcentaje de ejecución presupuestal o el número de actividades realizadas.
Una ruta de seguimiento puede incluir:
- Diagnóstico de necesidades de capacitación.
- Priorización de competencias y población objetivo.
- Definición de objetivos e indicadores.
- Ejecución y seguimiento de las actividades.
- Evaluación del aprendizaje.
- Observación de la aplicación en el puesto de trabajo.
- Análisis de resultados institucionales.
- Identificación de oportunidades de mejora para el siguiente ciclo.
Esta metodología permite conectar la planeación, la ejecución y la evaluación de la formación.
Errores frecuentes al medir el ROI de capacitación en el sector público
- Confundir ejecución presupuestal con resultados. Haber utilizado los recursos asignados no demuestra que se hayan fortalecido las competencias o mejorado los procesos.
- Medir únicamente la asistencia. La participación indica cobertura, pero no permite conocer por sí sola qué aprendieron los servidores.
- Atribuir todos los cambios a la formación. Los resultados institucionales también dependen de procedimientos, tecnología, recursos, liderazgo y condiciones externas.
- Monetizar beneficios sin evidencia. No todos los resultados pueden convertirse en dinero de manera confiable. Es preferible utilizar indicadores de calidad y desempeño cuando la monetización no sea viable.
- Evaluar demasiado pronto. La aplicación de lo aprendido puede requerir tiempo y oportunidades para utilizar las nuevas habilidades.
- No utilizar los resultados para mejorar el PIC. La evaluación pierde valor si sus hallazgos no se convierten en ajustes de contenidos, metodologías y prioridades.
¿Cómo puede ayudar una plataforma LMS a evaluar la capacitación pública?
Una entidad necesita organizar la formación, administrar participantes y reunir información para hacer seguimiento al PIC. Una plataforma LMS puede facilitar parte de este trabajo al centralizar cursos, evaluaciones, programas y registros de avance.
Entre los datos que conviene consultar están:
- Participación y finalización por servidor.
- Avance por grupo, dependencia o programa.
- Resultados de evaluaciones.
- Cursos con actividades pendientes.
- Evolución de los programas.
- Información de costos, cuando esté disponible y configurada.
Estos datos permiten evaluar la ejecución y el aprendizaje, pero deben complementarse con indicadores de los procesos institucionales para analizar resultados e impacto.
En Zalvadora, la plataforma LMS/LXP permite administrar programas de formación y consultar estadísticas por usuario, grupos de trabajo y cursos. Sus herramientas de analítica facilitan el seguimiento del proceso formativo y la consulta de información relacionada con costos e impacto de los programas.
De esta manera, los responsables de Talento Humano pueden contar con información organizada para revisar el avance de la formación, identificar necesidades de seguimiento y apoyar decisiones de mejora.
¿Tu entidad necesita fortalecer el seguimiento y la evaluación de sus programas de capacitación?
Conoce la analítica de Zalvadora y organiza la información de tus procesos formativos para tomar decisiones con mayor fundamento.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el ROI de capacitación? Es un indicador que relaciona los beneficios económicos atribuibles a un programa de formación con los costos necesarios para desarrollarlo. Permite estimar su rentabilidad cuando los beneficios pueden monetizarse de manera razonable.
- ¿Las entidades públicas deben calcular el ROI de todas sus capacitaciones? No necesariamente. Algunas iniciativas generan beneficios económicos medibles, mientras que otras buscan fortalecer capacidades, mejorar la calidad del servicio o responder a necesidades institucionales. En estos casos, también deben utilizarse indicadores de resultados e impacto.
- ¿Cómo se mide el impacto del Plan Institucional de Capacitación? Se pueden utilizar indicadores que permitan observar cambios en el aprendizaje, la aplicación de conocimientos y el desempeño de los procesos institucionales. Función Pública recomienda evaluar los cambios y mejoras organizacionales asociados a la capacitación.
- ¿Qué indicadores sirven para evaluar el PIC? Algunos indicadores son el porcentaje de actividades ejecutadas, cobertura, participación, finalización, resultados de evaluaciones, aplicación de conocimientos y cambios en los procesos relacionados con los objetivos de formación.
- ¿Cuál es la diferencia entre ejecución del PIC e impacto? La ejecución muestra si se realizaron las actividades programadas y se utilizaron los recursos previstos. El impacto busca identificar los cambios organizacionales relacionados con la capacitación.
- ¿Qué información debe reunir una entidad para calcular el ROI? Debe contar con los costos del programa, una línea base, resultados posteriores a la formación y una metodología para estimar los beneficios económicos atribuibles a la iniciativa.
- ¿Una plataforma LMS puede medir el impacto de la capacitación? Puede aportar datos sobre participación, avance, evaluaciones y costos del proceso formativo, según sus funcionalidades. Para evaluar el impacto institucional, esos datos deben complementarse con información de los procesos y del desempeño de los servidores.
- ¿Qué norma orienta la capacitación de los servidores públicos en Colombia? El Decreto Ley 1567 de 1998 establece el Sistema Nacional de Capacitación. El Decreto 1227 de 2005 incluye disposiciones sobre planes de capacitación y evaluación de impacto y resultados. Las entidades deben revisar también los lineamientos vigentes del Plan Nacional de Formación y Capacitación y las orientaciones de Función Pública.
