Un video de tres minutos puede ser suficiente para explicar una función nueva de un producto pero si un colaborador necesita aprender a manejar una situación compleja con un cliente, probablemente necesite algo más que ver una explicación.
Elegir el formato de capacitación es una decisión que influye en cómo se presenta el conocimiento, qué puede practicar el participante y cómo se comprueba lo aprendido.
Sin embargo, las empresas no siempre parten de esa pregunta, en ocasiones, eligen un formato porque está disponible, porque ya lo han utilizado en otros cursos o porque parece más atractivo. El resultado puede ser un contenido bien producido que no responde del todo a la necesidad de formación.
Para evitarlo, la selección debe comenzar por el objetivo: qué necesita aprender la persona y cómo utilizará ese conocimiento en su trabajo.
¿Qué formatos de capacitación empresarial existen?
No existe un formato ideal para todas las necesidades, cada alternativa cumple una función distinta y puede combinarse con otras cuando el objetivo lo requiere.
1. Cursos e-learning para desarrollar conocimientos estructurados
Los cursos virtuales son útiles cuando el aprendizaje requiere una secuencia organizada de conceptos, explicaciones y actividades.
Pueden utilizarse para formar sobre procesos internos, políticas, productos, herramientas o procedimientos que necesitan estudiarse de manera progresiva.
Por ejemplo, una empresa que incorpora un nuevo proceso de atención puede estructurar un curso con sus etapas, los criterios que deben seguirse, ejemplos de aplicación y una evaluación final.
Su principal ventaja es que permiten organizar el contenido y definir un recorrido de aprendizaje, no obstante, un curso extenso no siempre es la mejor opción para resolver una duda puntual o reforzar una instrucción específica.
2. Microlearning para reforzar conocimientos concretos
El microlearning organiza la formación en unidades breves que abordan un concepto, una tarea o una necesidad específica.
Puede utilizarse para recordar los pasos de un procedimiento, presentar una característica de producto, reforzar una práctica comercial o comunicar una instrucción concreta.
Es especialmente útil cuando los colaboradores disponen de poco tiempo para estudiar o necesitan acceder a contenidos durante su jornada.
Una cápsula breve no sustituye automáticamente una formación completa si el objetivo exige desarrollar una habilidad compleja, puede funcionar mejor como refuerzo dentro de un programa más amplio.
3. Videos formativos para mostrar cómo se realiza una tarea
Hay conocimientos que se comprenden mejor cuando se observa una demostración.
Los videos pueden mostrar el funcionamiento de una herramienta, los pasos de un procedimiento, el uso de un equipo o la manera de ejecutar una actividad, también permiten presentar entrevistas con expertos y explicar conceptos mediante ejemplos visuales.
Antes de producir un video, conviene definir qué debe observar el participante y qué necesita recordar después una pieza audiovisual sin un propósito claro puede transmitir información sin ayudar a identificar las acciones importantes.
4. Infografías y guías visuales para consultar información
No toda la información debe aprenderse mediante un curso, algunas instrucciones necesitan estar disponibles para una consulta rápida.
Las guías visuales y las infografías pueden sintetizar etapas, comparar opciones, presentar listas de verificación o resumir conceptos clave.
Son útiles cuando el colaborador ya conoce el proceso y necesita recordar un dato o comprobar un paso si la información exige explicaciones detalladas, una guía visual puede complementar el contenido, pero no necesariamente reemplazarlo.
5. Contenidos interactivos para tomar decisiones
Los recursos interactivos permiten que el participante responda preguntas, explore alternativas o analice situaciones.
En lugar de limitarse a leer qué hacer ante un problema, puede encontrarse con un escenario y seleccionar cómo actuar la actividad puede mostrar las consecuencias de la decisión y explicar cuál es la respuesta esperada.
Este formato resulta pertinente cuando interesa que el colaborador interprete información, reconozca situaciones o practique criterios de actuación.
La interacción debe tener un propósito pedagógico, añadir botones o animaciones no garantiza que una experiencia sea más efectiva.
6. Simulaciones y ejercicios para practicar habilidades
Cuando la capacitación busca desarrollar una habilidad que debe aplicarse en situaciones reales, puede ser necesario practicar.
Las simulaciones permiten representar escenarios en los que el participante debe tomar decisiones, seguir un procedimiento o responder ante determinadas condiciones dependiendo del objetivo, también pueden combinarse con ejercicios prácticos y retroalimentación de un formador o líder.
Son una opción para necesidades en las que recordar información no es suficiente: la persona debe demostrar que sabe utilizarla.
La complejidad de la simulación debe corresponder al valor de la habilidad que se necesita desarrollar y a las condiciones en que será utilizada.
¿Cómo decidir qué formato necesita tu empresa?
Antes de iniciar la producción, conviene responder cinco preguntas
1. ¿Qué debe lograr la capacitación?
No es lo mismo informar sobre una política que enseñar a ejecutar un procedimiento o desarrollar una habilidad comercial el objetivo determina el tipo de experiencia necesaria.
2. ¿Qué tan complejo es el conocimiento?
Una instrucción concreta puede resolverse con una pieza breve un proceso con varias etapas, excepciones y decisiones puede necesitar un curso estructurado y actividades de práctica.
3. ¿Qué experiencia previa tienen los participantes?
Una persona que conoce el proceso puede necesitar un refuerzo puntual, alguien que empieza desde cero probablemente requiera una explicación progresiva y más oportunidades para practicar.
4. ¿En qué condiciones accederán al contenido?
Hay que considerar si los colaboradores trabajan frente a un computador, utilizan dispositivos móviles, están en planta, se desplazan entre sedes o tienen poco tiempo disponible durante la operación.
El formato debe ser compatible con las condiciones reales de acceso, no solamente con las preferencias del equipo que diseña la formación.
5. ¿Cómo se comprobará el aprendizaje?
Si se necesita verificar que una persona comprende una política, puede ser pertinente una evaluación de conocimientos si debe ejecutar una tarea, quizá se necesite observar su desempeño o plantear un ejercicio práctico.
La evaluación debe corresponder a lo que se espera que la persona aprenda.
¿Conviene utilizar un solo formato o combinar varios?
Una estrategia de formación puede combinar diferentes recursos cuando cada uno cumple una función concreta.
Por ejemplo, para formar a un equipo comercial sobre un nuevo producto, una empresa podría organizar un curso con las características principales, utilizar un video para mostrar su funcionamiento, incluir una simulación para practicar cómo responder preguntas de clientes y distribuir una cápsula breve para reforzar los argumentos de venta.
La combinación debe responder a una secuencia lógica si varios materiales repiten la misma información sin aportar una actividad o perspectiva diferente, pueden aumentar el tiempo de formación sin mejorar necesariamente la experiencia.
También es importante considerar cómo se conectan los recursos: si forman parte de una ruta, si se consultan de manera independiente o si funcionan como refuerzo después de una capacitación.
¿Cómo producir contenidos que respondan a distintos objetivos?
La variedad de formatos plantea un reto para los equipos de Formación y Desarrollo. Producir un curso estructurado, un video y una serie de cápsulas requiere decisiones diferentes de guión, diseño, producción y validación.
Por eso, conviene definir primero los objetivos y después establecer qué recursos vale la pena desarrollar, también es útil organizar la producción con criterios comunes de calidad y aprovechar materiales existentes cuando sean pertinentes.
La Fábrica de Contenidos de Zalvadora ofrece acompañamiento especializado para desarrollar experiencias virtuales de formación en distintos formatos, incluidos recursos audiovisuales, interactivos y gamificados puede ser una alternativa para las empresas que necesitan producir materiales alineados con sus objetivos y las características de sus audiencias.
La decisión importante no es cuántos formatos puede producir una organización, sino si cada uno cumple una función dentro de la estrategia de aprendizaje.
Elige el formato a partir de lo que necesitas enseñar
Una capacitación efectiva no depende de que el contenido sea extenso, interactivo o visualmente atractivo por sí solo depende de que el formato responda al conocimiento que se necesita desarrollar y a la forma en que los colaboradores lo utilizarán.
Antes de producir un nuevo recurso, define el objetivo, conoce a la audiencia y establece cómo comprobarás el aprendizaje con esas decisiones claras, será más sencillo seleccionar el formato y aprovechar mejor los recursos de formación.
Cada objetivo de aprendizaje necesita el formato adecuado.
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Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es el mejor formato para la capacitación empresarial? Depende del objetivo. Los cursos estructurados sirven para desarrollar conocimientos progresivamente; los videos permiten mostrar procedimientos; el microlearning refuerza contenidos concretos y las simulaciones facilitan la práctica de decisiones.
- ¿Qué diferencia hay entre e-learning y microlearning? El e-learning comprende experiencias de aprendizaje digital que pueden tener distintas duraciones y estructuras. El microlearning organiza el contenido en unidades breves centradas en objetivos específicos. Puede formar parte de un programa e-learning.
- ¿Cuándo conviene utilizar videos en la formación? Cuando una demostración visual ayuda a comprender un proceso, una herramienta, un procedimiento o una situación. Deben tener un propósito claro y una estructura que facilite identificar los aprendizajes importantes.
- ¿Se pueden combinar varios formatos en un mismo programa? Sí. Una empresa puede combinar cursos, videos, recursos visuales, actividades interactivas y cápsulas breves, siempre que cada formato responda a una necesidad concreta dentro del recorrido de aprendizaje
