Capacitación en prevención del acoso laboral: guía del Decreto 1040 de 2026

Lo que necesitas saber en un minuto

 

Si tu empresa opera en Colombia, debe contar con una política y un protocolo para prevenir, atender y sancionar el acoso, la violencia basada en género y la discriminación en el ámbito laboral. El Decreto 1040 de 2026 establece que estos documentos deben publicarse, socializarse y ser conocidos por todas las personas, sin importar su vínculo laboral. También exige garantizar espacios de formación y actualización cada año.

La obligación no se limita a entregar un documento o enviar una circular. Las organizaciones necesitan explicar sus políticas, dar a conocer las rutas de atención y asegurar que las personas sepan dónde consultar y cómo actuar ante una situación de acoso o violencia.

En esta guía encontrarás qué contempla el decreto en materia de formación, a quién debe llegar, cómo organizar un programa de capacitación paso a paso y qué evidencias conviene conservar para hacer seguimiento a su implementación.

Esta guía tiene fines informativos y no reemplaza la asesoría jurídica. Cada organización debe revisar sus obligaciones y validar sus políticas y protocolos con su equipo legal o un asesor laboral.

¿Qué exige el Decreto 1040 de 2026 en materia de capacitación?

El Decreto 1040 de 2026, expedido el 5 de agosto y publicado en el Diario Oficial el 6 de agosto de ese año, adiciona disposiciones al Decreto 1072 de 2015 para desarrollar medidas de protección frente al acoso, la violencia, la violencia basada en género y la discriminación en el ámbito laboral.

Su alcance incluye los espacios físicos y virtuales, así como diferentes modalidades de vinculación y actividades relacionadas con el mundo del trabajo.

Uno de sus puntos centrales es la obligación de implementar y socializar una política y un protocolo de prevención, atención y sanción. Estos instrumentos deben contemplar acciones de prevención, promoción de entornos laborales seguros, formación continua y mecanismos de evaluación y seguimiento.

En materia de capacitación, las empresas deben tener en cuenta cuatro aspectos:

• Socialización de la política: las personas deben conocer los principios, compromisos, derechos y deberes establecidos por la organización.
• Divulgación del protocolo: los equipos deben saber cuáles son los canales disponibles, cómo funcionan las rutas de atención y quiénes son los responsables de cada procedimiento.
• Formación y actualización anual: la organización debe garantizar espacios de formación que permitan mantener actualizados los conocimientos sobre prevención y atención.
• Articulación con el SG-SST: las acciones deben coordinarse con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Comité de Convivencia Laboral y las instancias responsables de atender casos de violencia y discriminación.

El decreto también contempla campañas colectivas para promover ambientes laborales libres de violencia y discriminación, así como acciones pedagógicas para transformar prácticas e imaginarios que pueden normalizar estas conductas.

Por eso, la capacitación no debería limitarse a explicar qué comportamientos están prohibidos. También necesita ayudar a reconocer situaciones de riesgo, comprender las responsabilidades de cada persona y conocer los mecanismos institucionales disponibles.

¿A quién debe llegar la capacitación?

Uno de los aspectos más importantes del Decreto 1040 de 2026 es el alcance de la protección. No se limita a las personas vinculadas mediante un contrato laboral tradicional.

El artículo 2.2.1.8.1.5 incluye, entre otros grupos, trabajadores asalariados, personas que trabajan bajo diferentes modalidades contractuales, trabajadores independientes o informales, aprendices, practicantes, personas voluntarias, candidatos a empleo y quienes ejercen funciones o responsabilidades propias de un empleador.

Esto significa que las empresas deben revisar cómo socializan su política y su protocolo para que la información llegue a las personas que participan en sus actividades, incluso cuando no forman parte de la nómina.

Para organizar la formación, una alternativa es segmentar los públicos según sus responsabilidades:

Esta segmentación es una recomendación pedagógica para organizar la formación, no una clasificación de cursos impuesta literalmente por el decreto.

La diferencia importa: una persona que necesita conocer cómo reportar una situación no requiere exactamente el mismo nivel de profundidad que un líder o un integrante de una instancia responsable de atenderla.

¿Cómo implementar la capacitación? Un paso a paso para las empresas

La implementación necesita coordinación entre Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el Trabajo, el área jurídica y las personas responsables de los protocolos. Para facilitar el proceso, las organizaciones pueden organizar el trabajo en ocho semanas.

Este es un calendario sugerido para estructurar la implementación durante las semanas restantes de 2026. No corresponde a un plazo de transición establecido por la norma.

• Semana 1. Revisa la política y el protocolo

Antes de crear cualquier curso, verifica que la política de prevención y el protocolo de atención estén actualizados y correspondan a las disposiciones aplicables.

Con el acompañamiento del área jurídica, revisa:

• Los principios y compromisos institucionales.
• Los derechos y deberes de las personas vinculadas.
• Las conductas y situaciones contempladas.
• Los canales de comunicación y denuncia.
• Las rutas de atención y los responsables.
• Las medidas de protección y las garantías de confidencialidad.
• La articulación con el SG-SST y las instancias correspondientes.

La formación debe explicar los documentos vigentes de la organización. Si estos cambian, los contenidos también deben revisarse.

• Semana 2. Identifica los públicos y sus necesidades

Elabora un mapa de las personas que deben conocer la política y el protocolo. No te limites a los colaboradores que aparecen en la nómina.

Identifica áreas, sedes, turnos, contratistas, aprendices y equipos que trabajan fuera de las oficinas. También revisa qué personas necesitan formación especializada por las responsabilidades que desempeñan.

Con esta información podrás establecer qué contenidos deben recibir todos y cuáles requieren mayor profundidad.

• Semanas 3 y 4. Diseña los contenidos de formación

Una vez definidos los públicos, organiza los temas en módulos o unidades de aprendizaje.

Una estructura posible es:

1. Comprender el problema: qué son el acoso, la violencia basada en género y la discriminación en el ámbito laboral.
2. Reconocer las conductas: situaciones, comportamientos y relaciones de poder que pueden afectar la dignidad y los derechos de las personas.
3. Conocer la política: principios, compromisos, derechos y responsabilidades establecidos por la empresa.
4. Saber cómo actuar: canales disponibles, rutas de atención y mecanismos de protección.
5. Comprender el papel de cada persona: responsabilidades de colaboradores, líderes y equipos encargados de los procedimientos internos.

Para que la formación sea más útil, incorpora ejemplos y situaciones que permitan comprender cómo se aplican las políticas en el trabajo cotidiano. Los casos deben ser revisados por los responsables jurídicos y de atención, evitando exponer información real que permita identificar a personas involucradas.

• Semana 5. Prepara a los líderes y responsables

Los líderes tienen un papel importante en la prevención. Sus decisiones, formas de comunicación y relaciones con los equipos pueden contribuir a construir ambientes respetuosos.

Por eso, conviene que reciban formación sobre sus responsabilidades, los límites de la autoridad y la manera de orientar a una persona que comunica una posible situación de acoso o violencia.

También es importante que conozcan qué deben evitar: minimizar lo ocurrido, divulgar información confidencial, confrontar a las personas involucradas por iniciativa propia o intentar resolver situaciones por fuera de los procedimientos establecidos.

Los responsables de los protocolos y las instancias correspondientes deben recibir la preparación específica que requieren sus funciones.

• Semanas 6 y 7. Socializa la formación con todos los públicos

Con los contenidos listos, comienza la distribución. En esta etapa, el principal desafío es llegar a todas las personas, sin importar su ubicación, horario o modalidad de vinculación.

Para conseguirlo, puedes combinar:

• Cursos virtuales para colaboradores con acceso a computador.
• Microcontenidos para equipos operativos.
• Materiales de consulta sobre políticas y rutas de atención.
• Formación móvil para personas que trabajan en campo o en diferentes sedes.
• Mensajes de refuerzo y recordatorios para mantener visible la información.

La elección del canal debe responder a las condiciones reales de cada equipo. Enviar un correo no garantiza que la información llegue a quienes no utilizan una cuenta corporativa.

• Semana 8. Revisa los resultados y programa la actualización

Al finalizar el despliegue inicial, revisa qué públicos recibieron la formación, qué contenidos se socializaron y qué aspectos necesitan refuerzo.

También programa la actualización anual y establece cómo se incorporará la formación en los procesos de inducción de nuevas personas.

La prevención no debería depender de una campaña aislada. Necesita mantenerse presente en la comunicación y las actividades de aprendizaje de la organización.

¿Cómo comprobar que la capacitación llegó a las personas?

Implementar un programa de formación es solo una parte del trabajo. También es necesario contar con información que permita revisar su alcance y detectar oportunidades de mejora.

Aunque el decreto establece obligaciones de socialización, formación y seguimiento de la política, no conviene confundirlas con una lista única de certificados o reportes obligatorios para todas las empresas. Cada organización debe validar con sus asesores qué documentación necesita conservar.

Como práctica de gestión, es recomendable organizar evidencias como las siguientes:

También conviene evaluar si las personas conocen los canales de atención y saben dónde consultar la política. Una evaluación basada en situaciones puede ayudar a identificar dudas que una pregunta de selección múltiple sobre definiciones no necesariamente revela.

La medición debe centrarse en la formación y la prevención, sin convertir los reportes de quejas en una medida automática de fracaso. Un aumento en las comunicaciones puede estar relacionado con un mayor conocimiento de los canales o una mayor confianza para utilizarlos. La interpretación de esos datos requiere cuidado y debe respetar la confidencialidad.

Cómo implementar y hacer seguimiento a la formación con Zalvadora

Organizar la capacitación implica mucho más que crear un curso. Las empresas necesitan estructurar contenidos, llegar a públicos diferentes, mantener la información actualizada y consultar los avances de sus equipos.

Zalvadora ofrece herramientas que pueden facilitar distintas etapas de este proceso:

• Programas de formación: permiten organizar rutas de aprendizaje diferenciadas para colaboradores, líderes y otros públicos según sus necesidades.
• Fábrica de Contenidos con IA: ayuda a transformar documentos internos, como políticas, protocolos y presentaciones, en recursos de formación. Los contenidos resultantes deben revisarse y validarse con las áreas responsables antes de publicarse.
• App móvil y WLearn: ofrecen alternativas para distribuir contenidos desde dispositivos móviles y WhatsApp, especialmente útiles para equipos operativos o personas que no cuentan con correo corporativo.
• Alertas y notificaciones: facilitan el envío de recordatorios para acompañar los procesos de formación.
• Analítica y certificación: permiten consultar información sobre la participación, el avance y la finalización de las actividades de aprendizaje, además de generar certificados cuando corresponda.

Estas herramientas pueden ayudar a organizar y documentar la formación, pero no sustituyen la responsabilidad de la empresa de contar con políticas y protocolos adecuados, definir sus rutas de atención y garantizar que los procedimientos sean aplicados por las personas competentes.

Convierte tus políticas en formación que llega a todos

Tener un protocolo es el primer paso. Lograr que cada persona lo conozca y sepa cómo actuar es lo que hace la diferencia.

Con la Fábrica de Contenidos con IA de Zalvadora, transforma tus políticas, protocolos y documentos internos en contenidos de formación listos para tus equipos. Organiza programas según cada público, llega a colaboradores en diferentes ubicaciones y haz seguimiento a su avance desde una misma plataforma.

Que la prevención no se quede en un documento. 

Conviértela en conocimiento para toda tu organización.

Preguntas frecuentes 

1. ¿Desde cuándo está vigente el Decreto 1040 de 2026? El decreto fue expedido el 5 de agosto de 2026 y publicado en el Diario Oficial el 6 de agosto de 2026. Su artículo de vigencia establece que rige a partir de la fecha de publicación.
2. ¿Cada cuánto debe actualizarse la capacitación en prevención del acoso laboral? El artículo 2.2.1.8.2.1 establece que la política y el protocolo deben garantizar espacios de formación y actualización anualmente. La empresa debe organizar estos espacios y mantenerlos articulados con sus acciones de prevención.
3. ¿La capacitación puede realizarse de manera virtual? El decreto contempla la difusión y capacitación mediante medios digitales y físicos, con información accesible y en lenguaje claro e incluyente. Por eso, la formación virtual puede ser uno de los canales de implementación, siempre que permita llegar efectivamente a los públicos correspondientes.
4. ¿La capacitación debe incluir a contratistas y aprendices? Sí. El decreto amplía la protección a personas con diferentes modalidades de vinculación, incluidos trabajadores independientes, aprendices, practicantes y otras personas relacionadas con el mundo del trabajo. La política y el protocolo deben ser conocidos por todas las personas, sin importar su vínculo laboral.
5. ¿Qué temas debe incluir la capacitación? Debe permitir conocer la política y el protocolo de la organización, comprender los principios de prevención, reconocer situaciones de acoso, violencia y discriminación, identificar los derechos y deberes de las personas y conocer los canales y rutas de atención. Los contenidos deben guardar coherencia con los documentos y procedimientos vigentes de la empresa.
6. ¿Qué puede pasar si una empresa no socializa su política y protocolo? El parágrafo del artículo 2.2.1.8.2.1 establece que el Ministerio del Trabajo vigilará y sancionará, en el marco de los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo, la inexistencia y la falta de socialización de la política y el protocolo. Las consecuencias concretas deben revisarse según las circunstancias y el marco legal aplicable.
7. ¿Es suficiente enviar la política por correo electrónico? No debería asumirse que el envío de un correo garantiza la socialización. La organización necesita procurar que todas las personas conozcan la política y el protocolo, tengan acceso a ellos y comprendan los mecanismos disponibles. Por eso, conviene combinar canales de comunicación con espacios de formación y actualización.
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Fuentes 

1. Decreto 1040 de 2026 – Normograma de Colpensiones.
2. Decreto 1040 de 2026: nuevas obligaciones sobre acoso laboral – Cuatrecasas.
3. Un estudio revela que el 60,7 las empresas carece de talleres de capacitación para prevenir el acoso laboral – El Cronista.
4. Prevenir y abordar la violencia y el acoso en el trabajo: manual de formación – Organización Internacional del Trabajo.